Eingehende Rechnungen durch KI kategorisieren und ablegen

1. Ausgangslage

Ein Handwerksbetrieb mit - wie jeder Betrieb - täglichem Eingang verschiedenster Lieferantenrechnungen per E-Mail stand vor der Herausforderung, den Prozess der Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Manuelle Prozesse, wie das Öffnen jeder E-Mail, das Herunterladen und Kategorisieren von Anhängen, Weiterleiten an die richtige Datev-Adresse und anschliessendes Ablegen in verschiedenen Cloud- und Outlook-Ordnern, nahmen viel Zeit in Anspruch, plus der"Frustration" ob der stupiden Aufgabe.
Zudem bestehen eine GmbH und eine Einzelfirma, an welche die Rechnungen adressiert sind und entsprechend anders behandelt werden müssen.

Ziel der Automation war es also, den Rechnungseingang, Weiterleitung und Ablage zu automatisieren und so die manuelle Arbeit im Prozesses erheblich zu reduzieren.

2. Vorgehen und Lösung

• Auslöser der Automatisierung: Da ein separates Rechnungseingangs-Emailkonto besteht, werden alle einkommenden Mails automatisch als Auslöser betrachtet. Sobald eine E-Mail mit einer Rechnung eintrifft, wird der potentielle PDF-Anhang extrahiert mitsamt dem E-Mail-Text und an ein KI-Modul geschickt.
• KI-Modul: Die Inhalte der Rechnung und Anhänge werden anschliessend durch eine angelernte KI gelesen, interpretiert und klar kategorisiert - also ob es sich um eine Rechnung an die GmbH, an die Einzelfirma, eine Stornorechnung handelt. Andere E-Mails, wie z.B. Mahnungen, werden von der KI entsprechend verstanden und verbleiben einfach im Posteingang zur späteren manuellen Verarbeitung.
• Weiterleitung: Je nach Kategorie wird die Rechnung anschliessend automatisch an die entsprechende Datev-Emailadresse weitergeleitet für die spätere Verbuchung.
• Ablage: Die Rechnungen werden dann basierend auf Jahr und Monat des Rechnungseingangs auf einem Cloud-Ordner bei Google-Drive abgelegt und einsortiert, wodurch ein schnelles Auffinden und Abrufen ermöglicht wird.
  Gleichzeitig werden alle verarbeiteten E-Mails in Outlook-Unterordnern ebenfalls nach Eingangsmonat archiviert für eine übersichtliche Archivierung der Mails.

Der Prozess simplifiziert dargestellt:

Das gesamte System basiert auf der Integration verschiedener Tools wie Microsoft 365 Mail, Google Drive und OpenAI, wobei alles durch die Automatisierungssoftware Make.com verbunden wird.

3. Das Ergebnis

‍Die Implementierung des automatisierten Prozesses führte zu einer klaren Reduzierung des manuellen Aufwands bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsgeschwindigkeit und -genauigkeit. Fehler durch manuelle Handhabung wurden reduziert und dank der präzisen Kategorisierung und Archivierung können Rechnungen schneller verarbeitet werden.
Und am wichtigsten: Es konnte mühsame, manuelle und ungeliebte Arbeit deutlich reduziert werden.