Automatisiertes Anlegen von zahlreichen Produktvarianten in Shopify

1. Ausgangslage

Der Kunde, ein spezialisierter Online-Shop für Kunst-Prints, stellt jeden Artikel nach Kundenwunsch in verschiedenen Grössen, Rahmen und Materialien her. Die Produkte werden erst nach dem Kauf produziert, da es pro Produkt etliche Varianten nach unterschiedlichen Grössen in Kombination mit verschiedenen zur Auswahl stehenden Materialien und Rahmen gibt. Alle diese Varianten – oft über 100 pro Produkt – wurden manuell im Shopify-Shop angelegt. Dieser Prozess war extrem zeitintensiv, manuell und fehleranfällig. Auch, da es gewisse Regeln zu beachten gibt: Z.B. kann Material X nicht mit Rahmen Y produziert werden, diese Variante darf es also nicht zur Auswahl geben.

2. Vorgehen und Lösung

Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, implementierten wir eine Automatisierungslösung, die mit einem einfachen, benutzerfreundlichen Formular startet. Jedes Mal, wenn ein neues Produkt erstellt werden sollte, füllt der Kunde ein simples Online-Formular aus, das die Angaben zum Produktnamen, der SKU-Nummer sowie die gewünschten Grössen, Materialien und Rahmen als Checkbox-Optionen enthielt. Diese Formulareingaben wurden in einem Google Sheet erfasst.

Auf Basis von Make.com wird dann automatisch das Grundprodukt in Shopify als Entwurf hochgeladen. Anschliessend werden innerhalb des Google Sheets alle möglichen Varianten gebildet, mit Beachtung der Regeln von unmöglichen Varianten. Zudem wird für jede Variante eine eigene SKU nach festgelegtem Format definiert, genauso der Endkundenpreis. Diese gebildeten Varianten werden dann automatisch als Untervariante des Basisproduktes in Shopify geladen.

Der Prozess simplifiziert dargestellt:

Das Set-Up basiert auf der Integration der Tools Google Form, Google Sheets und Shopify, wobei alles durch die Automatisierungssoftware Make.com verbunden wird.

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3. Das Ergebnis

Durch diese Automatisierungslösung wurden signifikante Verbesserungen erzielt:

• Zeitersparnis: Die Zeit für die Erstellung von Produkten und etlichen Varianten reduzierte sich auf weniger als eine Minute.
• Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung wurden menschliche Fehler beim Anlegen der Varianten nahezu eliminiert.
• Skalierbarkeit: Das System kann problemlos erweitert werden, um weitere Produktvarianten oder zusätzliche Produkteigenschaften ohne zusätzlichen Aufwand zu handhaben.

Insgesamt ermöglichte die Automatisierung dem Kunden, deutlich schneller neue Produkte anzulegen und so mehr Zeit für wertstifentende und weniger manuelle Arbeiten zu haben.

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