Automatische Angebotserstellung für Kundenanfragen mit Templates

1. Ausgangslage

Der Kunde ist ein Handwerksbetrieb in Berlin, spezialisiert auf Sanierungen und Fassadendämmungen. Mit zunehmender Anfrageanzahl wurde die manuelle Bearbeitung von Kundenanfragen und entsprechenden Angebotserstellungen immer zeitaufwendiger. Für viele Anfragen können Pauschalangebote erstellt werden, die nur abhängig sind von u.a. der Quadratmeterzahl oder Anzahl Fenster, Das Ziel war es also, eine effizientere Lösung zu implementieren, die den manuellen Arbeitsaufwand pro Angebotsanfrage- und Erstellung verringert.

2. Vorgehen und Lösung

Wir entwarfen und implementierten ein simples Set-Up für einen automatisierten Prozess zur Erfassung von Kundenanfragen und der Angebotserstellung mit folgenden Schritten:

• Kundenanfrage über Online-Formular: Kunden füllen ein speziell aufgesetztes Formular auf der Website des Handwerksbetriebs aus. Das Formular erfasst alle relevanten Daten zur Angebotsstellung wie Art des Objektes, m², Grundrisse etc.
• Automatische Erfassung in Google Drive: Für jede Anfrage wird zur schnellen Übersicht ein neuer Unterordner erstellt mit allen Eingaben und Dokumenten aus dem Formular.
• Erstellung Angebots-Vorlagen: Zusammen mit dem Handwerksbetrieb wurden in Google Sheets je nach Angebotstyp verschiedene Vorlagen für Angebote erstellt mit allen relevanten Service- und Produktpositionen.
• Individuelles Angebot: Die entsprechende Vorlage wird dann mit den Kundendaten wie m²-Angabe befüllt. Dadurch entseht ein automatisch aber individuell kalkuliertes Angebot.
• Benachrichtigung in Hubspot: Da der Kunde Hubspot fürs Kundenmanagement einsetzt, bekommt er hier eine Benachrichtigung, dass ein neues Angebot erstellt mit Link zum entsprechenden Drive-Ordner. Dieses Angebot kann dann noch manuell geprüft und angepasst werden, als PDF exportiert und an den Kunden gesendet werden.
  Eine vollständige Automatisierung wäre möglich aber zu starr, da Angebot zum Teil noch angepasst werden sollen.

Der Prozess simplifiziert dargestellt:

Das Set-Up basiert auf der Integration der Tools Jotform, Google Drive, Google Sheets und Hubspot, wobei alles durch die Automatisierungssoftware Make.com verbunden wird.

3. Das Ergebnis

Die Automatisierung der Angebotserstellung hat zu einer klaren Steigerung der Effizienz geführt:

• Zeitersparnis: Die Bearbeitungszeit pro individuellem Angebot konnte stark reduziert werden.
• Fehlerreduktion: Die Angebotsvorlagen stellen sicher, dass keine elementaren Angebotspositionen vergessen werden.
• Kundenzufriedenheit: Schnellere Reaktionszeiten auf die Angebotsanfrage erhöhen die Kundenzufriedenheit.
• Skalierbarkeit: Das System ist flexibel und kann problemlos an ein wachsendes Kunden- und Anfragevolumen angepasst werden.