Ausgangslage
Es ist mir eine besondere Freude, eine auf IT-Restrukturierung spezialisierte Unternehmensberatung langfristig zu begleiten. Da der Geschäftsführer stark in Kundenprojekte eingebunden ist, fehlte intern oft die Zeit, mit dem Backoffice-Team tiefgehend Automatisierungen, KI, CRM-Management etc. anzugehen. Genau hier darf ich das Team mit Inputs, Implementierung und Coaching begleiten. Mein Ziel ist nicht nur der technische Aufbau eines sauberen Toolstacks, sondern vor allem die persönliche Befähigung des Teams. Ich möchte, dass die Mitarbeiter die neuen Tools nicht nur nutzen, sondern wirklich verstehen und sicher bedienen können.
Vorgehen
Die Zusammenarbeit ist bewusst als langfristige Partnerschaft (fixe Stunden pro Monat) angelegt, was ich sehr schätze, da so eine echte Vertrauensbasis entsteht und somit ein noch grösserer Hebel für alle Beteiligten.
- Gezieltes "Hilfe zur Selbsthilfe": Ein Schwerpunkt liegt darauf, Mitarbeiter ganz konkret darin anzulernen, neue und bestehende Tools (wie z.B. Hubspot und Make zur Automatisierung) zu nutzen und zu verstehen, damit sie im Alltag schnell und sicher agieren können. Ich investiere die meiste Zeit in das intensive Sparring und Begleiten der Mitarbeiter im Umgang mit dem Toolstack. Das schafft Sicherheit und Unabhängigkeit des Teams.
- Marketing-Automatisierung: Die Einführung von Airtable mit Automatisierungen und KI-Integration über Make.com mitsamt Freigabeprozessen gestalten wir als gemeinsamen Lernprozess, sodass das Team die Logik hinter der Automatisierung durchdringt.
- Gemeinsame Prozess-Optimierung: Gemeinsam definieren und optimieren wir das Task-Managements in ClickUp, von Onboardingprozessen bis hin zu internem Wiki.
- Laufende Unterstützung: In regelmässigen Check-ins besprechen wir Aufgaben, ordnen sie zu und schneiden sie passend zu, so räumen wir Hürden im Alltag gemeinsam aus dem Weg.
Das Ergebnis
Der persönliche Ansatz und die kontinuierliche Befähigung und langfristige Begleitung des Teams führt zu
- Eigenständigkeit: Die Mitarbeiter agieren sicher und selbstbewusst im modernen Tool-Stack und können Anpassungen mittlerweile selbstständig vornehmen.
- Nachhaltige Entlastung: Der Geschäftsführer kann sich voll auf das Kundengeschäft fokussieren, da das Backoffice eigenverantwortlich und teilautomatisiert läuft.
- Gelebte Prozesse: Da wir die Lösungen gemeinsam erarbeitet haben, werden sie im Alltag auch genutzt, die Tools unterstützen den Menschen, nicht umgekehrt.
