Vier Monate durfte ich die Marketingabteilung eines Pharmakonzerns in Deutschland begleiten: von der strukturierten Use-Case-Identifikation über Priorisierung und Detaillierung bis zur Umsetzung der ersten Prozesse, inklusive Halbtages-Workshop mit der gesamten Abteilung.
Vier Monate, von März bis Juni 2026, durfte ich die Marketingabteilung eines Pharmakonzerns in Deutschland begleiten, rund 50 Mitarbeitende in mehreren Teams. Ziel: Automatisierungspotenzial mit und ohne KI identifizieren, priorisieren und die stärksten Prozesse wirklich umsetzen, nicht als Einmalprojekt, sondern als Vorgehen, das die Organisation danach selbstständig wiederholen kann. Zum Auftakt haben wir in einem Kick-off den Scope geklärt: worum es geht, warum wir das Thema angehen, und wo die technischen Grenzen und Compliance-Vorgaben liegen, etwa beim Datenschutz.
Mit meinem internen Ansprechpartner habe ich ein Vorgehen entwickelt, um Use Cases systematisch aus den Teams herauszuarbeiten:
Teil der Begleitung war ein Halbtages-Workshop mit der gesamten Abteilung vor Ort. Ich lieferte den Input: Beispiele aus anderen Branchen, Konzepte und Frameworks zu KI und Automatisierung. Danach arbeiteten die Teams in Kleingruppen an eigenen, aktuellen Prozessen und wie sie sich damit besser gestalten liessen. Die Ergebnisse wurden im Plenum vorgestellt und flossen direkt in die Use-Case-Longlist ein.
Ein Ziel des Workshops: Teams befähigen, auch im Konzernumfeld mit zentraler IT unabhängiger Use Cases zu identifizieren und umzusetzen.
Über die einzelnen Use Cases hinaus war mir wichtig, ein Vorgehensmodell zu etablieren, mit dem die Abteilung Use Cases regelmässig identifiziert, bewertet, prototypisch validiert und umsetzt. So wird Automatisierung kein Einmalprojekt, sondern ein Modus, in dem die Organisation arbeitet. Während meiner Begleitung haben wir diese erste Runde gemeinsam durchlaufen, sodass Team und Organisation sie jetzt eigenständig wiederholen können.
Es braucht ein bis zwei interne Personen, die das Thema strukturiert vorantreiben und Aufwände realistisch einschätzen. Gleichzeitig braucht es alle im Team, um Use Cases aus dem echten Arbeitsalltag zu identifizieren, nicht theoretische Fälle, sondern solche, die den Alltag spürbar erleichtern.
